Um eine Reise des SFCD-Kassierers Herbert Thiery am 24.10.2009 zu Marianne Sydow nach Buckau in Brandenburg, deren Fahrtkosten er dem SFCD in Rechnung gestellt und diese auch erstattet bekommen hat.
2. Was ist an der Fahrtkostenabrechnung strittig? -- Alles.
Bei Reisekostenabrechnungen sind in der Regel drei Fragen berührt:
- Ob ein dienstlicher Auftrag für die Reise bestand.
- Ob die Umstände der Reise eine Abrechnung als Dienstreise gestatten.
- Ob die Abrechnung als solche korrekt ist.
3. Hat Herbert Thiery für diese Reise einen Auftrag seitens des Vorstands gehabt? -- Nein.
Diese Frage lässt sich am einfachsten beantworten. Dazu heißt es im Protokoll der Vorstandssitzung vom 30.11.10 ausdrücklich: "Der Vorstand stellt fest, dass es keinen expliziten Auftrag gegeben hat. Dies ist auch so nicht besprochen worden. Es gibt keinen Protokollvermerk und auch in den persönlichen Aufzeichnungen gibt es dafür keine Hinweise." (Beleg hier)
Fazit: Er hatte also keinen Auftrag.
Allerdings stellt der Vorstand auf seiner Sitzung am 30.11.10 weiterhin fest: "Gleichwohl konnte auf der Basis der Diskussion fälschlicherweise ein Auftrag abgeleitet werden." (Beleg hier)
Fehler und Missverständnisse sind natürlich immer möglich. Hier ist jedoch die sachliche Frage zu klären, ob die Satzung überhaupt zulässt, dass Aufträge durch eine "Diskussion" vergeben werden.
Zur Form dieser Diskussion führt Beirat Martin Stricker weiter aus: "Herbert hat die im Vorum (dem internen Forum des SFCD-Vorstands) stattgefundenen Diskussionen als Auftrag verstanden." (Beleg hier)
4. Darf man aus einem Gespräch oder einer Forumsdiskussion einen Auftrag ableiten? -- Nein.
§ 7 der Satzung schreibt vor, dass "[d]ie von den Vereinsgremien gefaßten Beschlüsse [...] schriftlich niederzulegen und vom jeweiligen Versammlungsleiter und dem Verfasser der Niederschrift zu unterzeichnen" sind. (Beleg hier)
Vereinsgremien im Sinne der Satzung sind laut § 9 die Mitgliederversammlung und der Vorstand (Beleg hier).
Daraus folgt: Vorstandsbeschlüsse sind schriftlich niederzulegen und zu unterzeichnen.
Aber, könnte man nun argumentieren, steht denn nicht in § 6 der Satzung eine Kann-Vorschrift: "Vorstandsbeschlüsse können auch schriftlich gefaßt werden"? (Beleg hier)
Nein, nur nach unsauberer Lesart.
In § 6 wird die Beschlussfassung der Organe des Vereins geregelt, das heißt, die Art und Weise, wie Beschlüsse überhaupt zustandekommen. Ich zitiere den eben angeführten Satz einmal im Zusammenhang: "Beschlüsse werden, soweit in dieser Satzung nicht anders vorgesehen, mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen gefaßt, wobei Stimmenthaltungen als ungültige Stimmen gewertet werden. / Stimmberechtigt sind alle Mitglieder. Ein Mitglied kann bis zu drei weitere Mitglieder mit schriftlicher Stimmvollmacht vertreten; dies gilt nicht bei Vorstandssitzungen. / Vorstandsbeschlüsse können auch schriftlich gefaßt werden." (Beleg hier)
Das heißt nicht mehr, als das der Vorstand seine Beschlüsse im Gegensatz zu den mündlichen Beschlüssen der Mitgliederversammlung auch in Schriftform treffen kann. Die Vorstandsmitglieder können per Brief oder E-Mail oder in ihrem internen Forum beschließen. Eine Vereinfachungsregelung.
Zusammengefasst: Die (mündlichen) Beschlüsse der Mitgliederversammlung und die (mündlichen oder auch schriftlichen) Beschlüsse des Vorstands sind schriftlich niederzulegen und zu unterzeichnen. Irgendwo in dieser Forumsdiskussion hätte eine deutlich erkennbare Abstimmung und Beschlussfassung stattfinden müssen.
Fazit: Die Satzung verbietet, dass eine bloße Forumsdiskussion als Auftrag gelten kann.
5. Fand die Fahrt im Interesse des Vereins statt? -- Wahrscheinlich nicht.
Was Herbert in Buckau wollte, ist unklar.
In seinem Bericht über den Besuch der Sammlung Ehrig heißt es lapidar, er sei "für den SFCD ins Brandenburgische gereist" (Beleg Andromeda Nachrichten 228, Januar 2010, S. 8).
Marianne Ehrig gegenüber erklärte er sich anders: "In seiner ersten Mail an mich zu diesem Thema schrieb Herbert Thiery (im Januar 2009), er wolle um den Hansecon Ende Oktober herum ein paar Tage Urlaub nehmen und bei dieser Gelegenheit mit Familie die Villa Galactica besuchen. Unter anderem verband er mit dem Besuch die Hoffnung, seine Frau würde angesichts der Sammlung Ehrig mehr Verständnis für Herbert Thierys eigene Sammlung entwickeln können." (Beleg hier)
Sie führt weiter aus: "Hätte ich auch nur den leisesten Grund zu der Annahme gehabt, daß die ganze Aktion nur dazu diente, einen Bericht für AN zu schreiben, hätte ich Herbert entsprechendes Material zur Verfügung gestellt" (Beleg wie oben)
Diese Reise fand also zu einem Zweck statt, der für alle außer dem Reisenden offensichtlich bis heute unklar blieb; es ist davon auszugehen, dass die Reise mindestens teilweise privat motiviert war.
Dafür sprechen auch die Umstände der Reise, denn sie fand ja offenbar gemeinsam mit der Familie statt.
Herbert Thiery erklärte auf der Vorstandssitzung vom 30.11.2010 zwar, dass die Reise nicht im Rahmen eines Familienurlaubs stattfand. Laut seiner Gastgeberin Marianne Sydow stellte er das ihr gegenüber aber anders dar. (Belege siehe oben) Marianne Sydow erwähnt dabei ausdrücklich "das Gasthaus Haug in Rottstock", das ihm eine Rechnung ausgestellt habe (Beleg hier), und erklärt ebenso ausdrücklich: "Er war hier mit Frau und Sohn." (Beleg hier) Dies bestätigt auch Martin Stricker, der gegenüber Marianne Sydow im SFCD-Forum erklärt: "Der Vorstand wußte durch Herberts Postings im Vorum, daß er eine Reise zu Dir mit seiner Familie plante." (Beleg hier)
6. Gestatten die Umstände der Reise eine Abrechnung als Dienstreise? -- Nein.
Bei einer Reise, die ausschließlich zu Dienstzwecken unternommen wird, stellt sich diese Frage nicht. Sie wird erst relevant, wenn eine Reise teils privaten, teils dienstlichen Zwecken diente.
Dann muss sauber abgegrenzt werden zwischen privaten Ausgaben und solchen, die erstattungsfähig sind. Anderenfalls käme man in den Ruch, sich z.B. eine Urlaubsreise von anderen unberechtigterweise (teil)finanzieren zu lassen.
Diese Abgrenzung ist nicht immer einfach. Es empfiehlt sich, auf Nummer sicher zu gehen und sich an dem zu orientieren, was Finanzämter akzeptieren. Das ist auch Grundlage von z.B. haushaltsfähigen Ausgaben, wenn man als e.V. staatliche Zuschüsse erhält.
Bis vor wenigen Jahren war es so, dass gemischte Reisekosten grundsätzlich komplett nicht abgerechnet werden durften.
Der Bundesfinanzhof gestattet inzwischen die Abrechnung von gemischten Reisekosten, also solchen, die zum einen Teil "privat veranlasst", zum anderen jedoch "dienstlich veranlasst" sind. Dazu empfiehlt sich, zum Beispiel einen Zeitschlüssel anzusetzen. Macht man eine siebentägige Reise, während der man an einem Tag dienstlich tätig war, dürfen sämtliche gemischte Kosten, die sich nicht anders aufteilen lassen (z.B. Hin- und Rückflug) zu einem Siebtel abgerechnet werden. (Beleg hier)
Allerdings gilt dabei als Grundsatz, dass die private und die dienstliche Veranlassung nicht zu eng miteinander verflochten sein dürfen: "Greifen die - für sich gesehen jeweils nicht unbedeutenden - beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge (z.B. bei einer beruflich/privaten Doppelmotivation für eine Reise) so ineinander, dass eine Trennung nicht möglich ist, so kommt ein Abzug der Aufwendungen insgesamt nicht in Betracht." (Aus dem Urteil des BFH, Beleg hier)
Wenn jemand zu einem dienstlichen Termin mit seiner Familie erscheint, ist eine Trennung per definitionem nicht möglich; das Finanzamt lehnt die Anerkennung als dienstlich veranlasste Kosten ab.
Fazit: Die Tatsache, dass Herbert bei dem Termin seine Familie dabeigehabt hat, verbietet nach allgemeinen steuer- und zuwendungsrechtlichen Grundsätzen eine Abrechnung selbst dieser Teilfahrt als Dienstreise.
Wir haben jetzt also eine Reise ohne Auftrag per satzungsgemäßem Vorstandsbeschluss, die zu einem unklaren, mindestens teilweise privaten Zweck stattfand und bei der zum "Dienst"termin die Familie mitgenommen wurde, was eine Abrechnung laut höchstrichterlichem Beschluss grundsätzlich verbietet.
Bleibt noch die Frage zu beantworten, ob die Abrechnung als solche den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprach.
7. War die Abrechnung als solche korrekt? -- Vermutlich nein.
Die deutsche Wikipedia erklärt den Begriff der GoB sehr schön als "teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung, die sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden ergeben. Ihre Aufgabe ist es, Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitestgehend zu schützen." (Quelle hier)
Für einzelne Buchungsvorfälle -- also zum Beispiel diese Reisekostenabrechnung -- gelten insbesondere die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit.
Als wahr gilt eine Buchung dann, wenn "alles so gebucht [wird], wie es wirklich vorgefallen ist. Scheinbuchungen über Vorgänge, die nicht tatsächlich stattgefunden haben, sind verbotene Fälschungen." (Quelle: Wikipedia, hier)
Wir müssen also klären,
- was gebucht wurde und
- ob dies tatsächlich vorgefallen ist.
Gebucht wurde offensichtlich eine Fahrt von Saarbrücken nach Buckautal und zurück. Ralf Bodemann, ein ehemaliges SFCD-Mitglied, schreibt in seinem Bericht über die letzte Mitgliederversammlung, die er als Gast besucht hat: "Die Kassenprüfer wiesen auf eine abgerechnete Reise von Herbert Thiery zu Marianne Ehrig (Saarbrücken-Buckautal, lt. Google Maps ca. 650 km) hin" (Beleg hier)
Das wird auch durch das Vorstandsprotokoll oben bestätigt, wo es heißt: "Er ist von Saarbrücken nach Buckau und dann wieder nach Saarbrücken gefahren." (Beleg hier)
Tatsächlich vorgefallen scheint jedoch etwas anderes zu sein, denn Herberts offensichtliche Angaben in der Fahrtkostenabrechnung und während der Vorstandssitzung stehen in krassem Widerspruch zu seinem Bericht, den er über den Besuch veröffentlicht hat. Dort steht ausdrücklich: "Von meiner Unterkunft in Rottstock steuerte ich dann [...] ihr Domizil in Buckau an (beides Ortsteile der Gemeinde Buckautal, nahe der A2 Hannover-Berlin)." (Beleg: Andromeda Nachrichten 228, Januar 2010, S. 8)
Ich halte fest: Im Januar 2010 gibt Herbert Thiery an, von Rottstock aus nach Buckau gefahren zu sein. Im Oktober 2010 auf der Vorstandssitzung beharrt er aber darauf, von Saarbrücken aus nach Buckau und auch wieder dorthin zurück gefahren zu sein, und erläutert sogar noch: "Nach seinen Angaben war die Fahrt nach Buckau keine Urlaubsreise oder Teil einer Urlaubsreise." (Beleg hier)
Was schreibt die Frau dazu, die er besucht hat? O-Ton Marianne Sydow: "Herbert schrieb mir zu seiner Reiseroute, er und seine Familie kämen über Hannover, vielleicht auch über Leipzig, von Buckau aus dann weiter über Schwerin nach Lübeck" (Beleg hier) Sie führt weiter aus: "Nach der Reise (am 3.11.09), hat er den Weg, den er mit Frau und Kind konkret genommen hat, angegeben mit: 'Leipzig als Raststation ... dann bei dir und dann nach Schwerin mit Wismar ... schließlich Lübeck zum Hansecon und auf der Rückfahrt 2 Stunden Bremen.'" (Beleg hier)
Martin Stricker: "Herbert und Familie sind am Vortag von Saarbrücken nach Rottstock gefahren, um dort zu übernachten. Hin- und Rückreise sowie Besichtigung der Villa Galactica an einem Tag sind durch die Entfernung nicht möglich." (Beleg hier)
Ich halte also fest: Herbert ist von Rottstock aus nach Buckau gefahren. Saarbrücken liegt ca. 650 km von Buckau entfernt, Rottstock ca. 3 km.
Fazit: Der Grundsatz der wahrheitsgemäßen Buchführung wurde schon in der Schilderung des Geschäftsvorfalles nicht eingehalten.
Wie die Reisekostenabrechnung tatsächlich im Einzelnen ausgesehen hat, lässt sich nur erahnen.
Im Vorstandsprotokoll zur Sitzung am 30.10.10 heißt es: "Er habe nur die reinen Benzinkosten für die Strecke Saarbrücken-Buckau-Saarbrücken abgerechnet." (Beleg hier)
Schon hier sind wir, ohne Kenntnis der genauen Reisekostenabrechnung, bei einer "Scheinbuchung" angelangt, also bei einer "verbotenen Fälschung" angelangt.
Thomas Recktenwald führt in seiner Funktion als Kassenprüfer jedoch aus: "Die vom Kassierer beantragte und vom 1. Vorsitzenden genehmigte Kostenerstattung, wie auf der öffentlichen MV von den Kassenprüfern bekannt gegeben, belief sich auf 445 Euro, von denen der Kassierer anschließend 300 Euro spendete." (Beleg hier)
Spätestens jetzt schwirrt mir als jemandem, der über viele Jahre hinweg sein Geld als Buchhalter, Kalkulator und Assistent der Geschäftsführung verdient hat, endgültig der Kopf: Der 1. Vorsitzende bewilligt dem Kassierer 445 Euro "reine Benzinkosten für die Strecke Saarbrücken-Buckau-Saarbrücken"?
Wie das?
8. Zusammenfassung:
- Herbert Thiery hatte für seine Reise keinen Auftrag des Vorstands, das ist unstrittig.
- Die Reise diente mindestens zum Teil privaten Zwecken.
- Auch bei dem Teil, der vielleicht "dienstlich veranlasst" war, hatte Herbert seine Familie dabei; die Fahrtkosten hätten also nicht als dienstlich anerkannt werden dürfen.
- Mit der Abrechnung als solcher stimmt auch etwas nicht; sie trägt Merkmale einer Scheinbuchung.
9. Persönliches Fazit
Herbert ist kein einfaches Mitglied, dem zu seinen Gunsten ein gewisses Desinteresse an "Verwaltungskram" unterstellt werden kann. Er ist gewähltes Vorstandsmitglied, zumal in der Funktion des Kassierers. Dies ist mindestens seine zweite Amtszeit -- er nennt sich auf einem Flyer zur Wahl 2008 bereits "Kassierer des SFCD" (Beleg hier)
Darf man von jemandem, der "inzwischen über 10 Jahre ununterbrochen Kassierer sein dürfte" (lt. Martin Stricker, Beleg hier), erwarten, dass er weiß, wie eine ordentliche Beschlussfassung zu erfolgen hat? Dass er weiß, wie ordentliche Reisekostenabrechnungen auszusehen haben? Dass er weiß, wie eine ordnungsmäßige Buchführung aussieht?
Ich meine, ja!
Zu seiner Wiederwahl 2008 ist Herbert mit folgendem Wahlversprechen angetreten; ich zitiere aus seinem Flyer: "Ich stehe für demokratische Strukturen und eine saubere Kasse im SFCD!" (Beleg hier)
Ich habe Herbert damals gewählt. Nun konstatiere ich eine angeschmuddelte Kasse, siehe meine viel zu langen Ausführungen oben, und eine Missachtung der demokratischen Strukturen, die sich im Ignorieren der Art und Weise ausdrückt, wie Vorstandsbeschlüsse zustande zu kommen haben, sowie im weiteren Umgang mit dieser ebenso peinlichen wie ärgerlichen Angelegenheit.
gez. Frank Böhmert
Berlin, 23.11. bis 17.12.2010
Bearbeitet von Frank Böhmert, 17 Dezember 2010 - 10:13.